Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

19/10/2020 - Thủ thuật Laptop

GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC QUÁ TẢI DUNG LƯỢNG FILE EXCEL TRÊN MÁY TÍNH CHO BẠN

 

Bạn là người thường xuyên làm việc trên máy tính đặc biệt là phần mềm Excel? Bạn từng cảm thấy bất lực vì file Excel lag, chạy chậm? Nếu bạn đang gặp phải vấn đề trên thì chứng tỏ file Excel của bạn đang bị quá tải dung lượng. Vậy nguyên nhân do đâu và giải pháp khắc phục quá tải dung lượng Excel là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn kiến thức đó!

Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

1. Tìm hiểu nguyên nhân do đâu khiến file Excel bị quá tải?

- Object được thêm vào file Excel trong quá trình làm việc: Trong khi làm việc trên file Excel, chỉ cần bạn ấn vào biểu tượng hình Shape, chèn ô hay sao chép xuống (Fill Down) thì dữ liệu cũng tự động được sao chép ra và đi kèm những Object vô hình. Những Object đó cũng xuất hiện khi bạn sao chép nội dung từ trên web xuống hoặc từ file Excel khác sang gây quá tải dung lượng Excel. Để khắc phục tình trạng này bạn cần loại bỏ những Object trong file Excel để giải tỏa bộ nhớ. 
- Quá tải dung lượng file Excel do lỗi Data links: Trường hợp này thường xảy ra khi thực hiện thao tác Copy & Paste, khiến dữ liệu bị sao chép từ file này sang file khác gây quá tải bộ nhớ. Khi thực hiện thao tác này thường xuyên sẽ khiến nhiều kết nối được tạo ra. Do vậy khi mở file excel ra ta sẽ nhìn thấy thông báo đang kết nối với một file khác, bạn có muốn cập nhật (Link) không? Nếu bạn ấn vào sẽ khiến Excel phải tính toán rồi càng ngày càng bị quá tải dung lượng.

2. Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

Chuyển đổi loại định dạng file Excel: Có nhiều định dạng file Excel khác nhau, tuy nhiên định dạng “.Xlsb” (định dạng nhị phân) là một định dạng giúp tối ưu hóa tốt nhất cho file Excel. 
Cách thực hiện: Mở File (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S) => chọn Save As => Thiết lập mục Save as type thành Excel Binary Workbook (.Xlsb).

Đổi sang định dạng .Xlsb

Sau bước đổi định dạng, bạn sẽ thấy khi được lưu dưới dạng .Xlsb nhẹ hơn nhiều so với định dạng .Xlsx.

Giải phóng dung lượng file Excel bằng cách thay đổi định dạng

Tách riêng các Sheet trong Excel ra ngoài: Một file Excel nếu chứa nhiều Sheet (trang tính) nhỏ ở bên trong và càng nhiều Sheet thì file Excel sẽ càng nặng. Một cách để giải phóng dung lượng đó chính là tách riêng các sheet không liên quan ra một file Excel khác. Việc tách file Excel này rất đơn giản, các bạn chỉ cần thực hiện thao tác Copy - Paste là sẽ ra một file Excel khác.

Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng Excel là tách riêng các sheet

Sử dụng tối ưu hình ảnh trong Excel: Ảnh gốc sẽ được giữ nguyên chất lượng khi được thêm vào Excel, do vậy nếu file ảnh nặng cũng dẫn đến quá tải dung lượng Excel. Để khắc phục, bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây: 
Bước 1: Nhấp vào hình ảnh => chọn Format => chọn Optimizer.

Tối ưu hóa các hình ảnh có trong file Excel

Bước 2: Bỏ đánh dấu mục Apply only to this picture để tiến hành thay đổi toàn bộ các hình ảnh trong file Excel.

Thay đổi chất lượng ảnh là giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

Tùy vào nhu cầu của từng người mà để chất lượng ảnh khác nhau để giải phóng bớt dung lượng của file Excel.
Loại bỏ bớt định dạng trong file Excel: Chính những định dạng như: màu sắc, kiểu chữ,... là nguyên nhân khiến file Excel của bạn ngày càng nặng. Và điều cần thiết là loại bỏ chúng hoặc làm cho chúng trở nên đơn giản nhất. 
Bước 1: Chọn Home > Tìm đến Editing.

Nhìn đến phần Editing trong mục Home

Bước 2: Chọn Clear > chọn Clear Formats để xóa toàn bộ những ô trống chưa được làm việc trên Excel.

Chọn Clear Format để xóa những ô trống

Kích hoạt chức năng Manual Calculation: Sử dụng các thao tác tính toán để rút gọn thời gian làm việc là nguyên nhân dẫn đến quá tải dung lượng Excel. Dưới đây là các bước để khắc phục tình trạng này: 
Bước 1: Chọn File > mở mục Option.

Mở phần Option trong File

Bước 2: Chọn Formulas trong Workbook Calculation. Chọn Manual => bỏ tích mục Recalculate Workbook Before Saving. Nhấn OK để hoàn tất.

Kích hoạt chức năng Manual Calculation để giải phóng dung lượng

Nén các file thành file Zip: Nén file Excel thành file Zip là một trong những giải pháp khắc phục quá tải dung lượng Excel
Cách thực hiện: Click chuột phải vào file Excel => chọn Add to Archive.

Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

Như vậy, Sửa chữa Laptop24h .com đã bật mí cho các bạn các giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel.Chỉ cần những thao tác đơn giản đã có thể giải phóng bớt dung lượng, đem đến trải nghiệm tốt cho bạn khi làm việc trên Excel. 
 

Xem thêm

Đánh giá - Bình luận
0 bình luận, đánh giá về Giải pháp khắc phục quá tải dung lượng file Excel

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi

Tìm kiếm tin tức

X
Đặt lịch hẹn sửa chữa
Hãy đặt lịch trước để chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn
Liên hệ tổng đài 1800 6024 - Hoặc 085 245 3366 để được đặt lịch.
X
Tra cứu bảo hành
Dễ dàng theo dõi tình trạng bảo hành máy của bạn
Tra cứu thông tin bảo hành

Nhập thông tin bảo hành

Đặt lịch

0.21711 sec| 2344.188 kb