Tìm hiểu chi tiết về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Tìm hiểu chi tiết về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Làm thế nào để có thể tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện nhanh chóng theo tên, chuỗi ký tự hay giá trị số nào đó để bạn có thể dễ dàng phục vụ cho nhu cầu công việc và quản lí dữ liệu hiệu quả? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Công thức tính trong Excel là chương trình thực hiện tính toán trên bảng dữ liệu, các công thức này giúp tính toán nhanh chính xác như cộng, nhân, so sánh dữ liệu. Có 3 hàm lấy dữ liệu theo điều kiện trong Excel sau đây:

Hàm Index là một trong những hàm dữ liệu có điều kiện trong Excel được sử dụng rộng rãi nhất, nó sẽ trả về dữ liệu của một ô trong một phạm vi chỉ dựa trên chỉ số hàng và cột của phạm vi đó. Về điều kiện cơ bản, hàm Index có cú pháp như sau:

=INDEX(phạm vi dữ liệu, hàng, [cột])

Trong đó:

Ví dụ về Hàm Index

Ví dụ với dữ liệu trong bảng, hãy dùng hàm Index để tìm dữ liệu trong khoảng từ A1 đến D10 và trả về dữ liệu ở kiểu thứ 6, cột thứ 3 là ô c6 khi bạn thực hiện =INDEX(A1:A10.6) ,3) sẽ trả về kết quả giống như “Seoul” như trong ô B14.

Hàm Match là một mục được chỉ định trong dãy ô sau đó được trả về vị trí tương đối của mục đó trong vùng tìm kiếm này, cú pháp của hàm như sau:

=MATCH(giá trị cần tìm, mảng tìm kiếm, [kiểu tìm kiếm])

Trong đó:

Ví dụ về Hàm Match

Hàm VLOOKUP được sử dụng khi người dùng cần tìm kiếm dữ liệu trong bảng. Đây là phạm vi tìm kiếm theo chiều dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo chiều ngang, cú pháp như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

Ví dụ về Hàm VLOOKUP

Có 3 hàm lấy dữ liệu trong excel nên cũng có 3 cách lấy dữ liệu từ file excel khác. Hướng dẫn chi tiết cách làm ngay dưới đây:

Cách này được sử dụng khi số lượng dữ liệu ít và trong phạm vi nhỏ.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =VLOOKUP(D4,$G$8:$H$11,2,0) vào ô tham chiếu.

Hàm VLOOKUP để điền thông tin giữa 2 sheet

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Hàm MATCH dùng để xác định vị trí dữ liệu cần tìm, không trả về dữ liệu. Được dùng khi số lượng dữ liệu ít, trong phạm vi nhỏ và cần xác định nhanh vị trí dữ liệu. Hàm MATCH sẽ kết hợp với hàm INDEX để tối ưu việc tìm dữ liệu khắc phục những nhược điểm của hàm VLOOKUP.

Ví dụ: Dùng hàm MATCH để tìm vị trí giá trị trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Bạn nhập hàm =MATCH(30,E8:E13,0) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Ví dụ minh họa hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

2.3. Lấy dữ liệu bằng hàm INDEX

Ví dụ 1: Dùng hàm INDEX để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Cách làm: Bạn nhập hàm =INDEX(C7:E13,6,2) vào ô tham chiếu kết quả như công thức trên và nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ minh họa hàm INDEX

Ví dụ 2: Dùng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Bạn nhập hàm =INDEX($G$8:$H$11,MATCH(D4,$G$8:$G$11,0),2) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

Ví dụ minh họa hàm INDEX kết hợp hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Lỗi hiển thị #N/A

Khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP trong excel, giá trị cuối cùng sẽ được trả về dưới dạng kết quả chính xác hoặc gần đúng. Tuy nhiên với giá trị này bạn không bắt buộc phải nhập, đa số trường hợp sẽ có giá trị cụ thể như tên nhân viên hay giá, bạn cần tính toán chính xác.

Vì vậy, khi sử dụng chức năng này, bạn cần nhập FALSE, còn nếu không, máy tính sẽ mặc định là TRUE, do đó kết quả sẽ sai.

Lỗi hiển thị #REF! và #VALUE

Lỗi hiển thị này thường gặp khi số cột được lấy trong bảng tìm kiếm có giá trị nhỏ hơn trong phạm vi của ô tìm kiếm.

Lỗi hiển thị #VALUE thường gặp khi sai công thức, thừa khoảng trắng,…

Trên đây là toàn bộ thông tin về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể sử dụng thành thạo các hàm lấy dữ liệu trong excel để phục vụ công việc và học tập tốt nhất. Chúc bạn thành công!