Hướng dẫn tạo, xóa ghi chú trong Word tại mọi vị trí trong văn bản

Hướng dẫn tạo và xóa ghi chú trong Word

Cùng được sử dụng để làm rõ nghĩa của 1 cụm từ / đoạn văn nhưng Ghi chú bình luận (Comment) và Ghi chú cuối trang (Footnote) trong Word lại có tác dụng khác nhau. Hãy cùng phân biệt và theo dõi hướng dẫn chi tiết về các cách thêm và bỏ phần ghi chú trong Word trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

Nếu bạn không thể làm việc trực tiếp với đồng nghiệp, cách tốt nhất để truyền đạt các nhận xét của bạn tại đúng vị trí trong văn bản chính là tạo ghi chú trong Word. Các ghi chú này có thể dễ dàng xóa đi để không ảnh hưởng đến quá trình in tài liệu hoặc nộp bản cuối cho sếp.

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần thêm chú thích > nhấn vào Review > chọn New Comment.

Chọn New Comment để tạo thêm ghi chú trong Word

Bước 2: Nhập nội dung ghi chú tại ô Comments hiển thị bên phải màn hình. 

Thêm ghi chú trong word vào ô như hình

Sau khi nhập xong nội dung ghi chú, bạn nhấn chuột ra ngoài khoảng trống để Word tự động lưu ghi chú. Nội dung ghi chú được tô màu và thông tin comment sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển con trỏ chuột vào đó. 

Nội dung ghi chú trong Word sẽ hiển thị như hình

Xem thêm: 4 bước di chuyển trang trong Word cực đơn giản, ai cũng làm được 

Bước 1: Chọn Review > nhấp vào biểu tượng Delete.

Bước 2: Chọn Comment để xóa 1 chú thích hoặc All Comments in Document để xóa toàn bộ chú thích trong văn bản.

Chọn để xóa ghi chú trong word

Ngoài ra, nếu không muốn xóa ghi chú, bạn có thể ẩn comment hay tắt ghi chú trong Word khi in như sau:

Chọn ghi chú muốn ẩn > Chọn Review > Tracking > Chọn Show Markup > Chọn Comments. 

Khác với ghi chú trực tiếp vào văn bản thì Footnote - ghi chú hay chú thích cuối trang thường được sử dụng để giải thích rõ hơn về 1 số thuật ngữ trong các tài liệu, báo cáo, luận văn chuyên môn. Các ghi chú cuối trang thường sẽ được in chung cùng với tài liệu.

Để tạo ghi chú cuối trang trong Word hoặc cuối tài liệu, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn chú thích > chọn tab References > nhấn vào mũi tên hướng xuống tại mục Footnotes.

Nhấn chọn mũi tên tại mục Footnotes như hình

Bước 2: Trên cửa sổ Footnote and Endnote, bạn thao tác thêm ghi chú như sau:

Tại mục Location bạn có thể cài đặt:

Tại mục Format bạn có thể đổi kiểu đánh số chú thích tại Number format thành dạng số La Mã, chữ cái ABC hay viết thường.

Trong đó, để tạo chú thích liên tục từ đầu đến cuối, bạn chọn Continuous hoặc Restart at each page để thứ tự chú thích được bắt đầu lại từ đầu sau khi sang trang mới; Restart at each selection để tạo chú thích liên tục từ đầu đến cuối đoạn văn bản bạn chọn.

Cuối cùng, bạn nhấn Insert để hoàn tất chèn ghi chú ở cuối văn bản rồi đấy.

Thực hiện các cài đặt trong bảng để tạo ghi chú cuối trang và cuối tài liệu

Xem thêm: Hướng dẫn sửa lỗi font chữ trong Word hiệu quả 

Các ghi chú chân trang trong Word sẽ có số đi kèm ở từ ngữ chứa ghi chú trong văn bản. Do đó trước tiên bạn bôi đen vùng số đó và nhấn phím để xóa nhanh 1 ghi chú đó.

Để xóa toàn bộ ghi chú chân trang cùng lúc, bạn hãy thực hiện như sau: 

Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + H để mở cửa sổ Find and Replace.

Bước 2: Bạn nhập ^f tại ô Tìm/Find what > nhấn Replace All > nhấn “OK” để xóa toàn bộ.

Bạn có thể loại bỏ chú thích cuối trang hoặc dòng phân cách chú thích cuối trong Word như sau.

Bước 1: Mở tài liệu cần xóa đường kẻ ngang cuối trang > nhấp vào View > Draft.

Chọn Draft như hình

Bước 2: Sau đó nhấn vào References > Show Notes.

Nhấn Show Notes để hiển thị ghi chú

Nếu văn bản của bạn có cả chú thích cuối trang và chú thích cuối trong tài liệu, chọn một tùy chọn bạn cần xóa và nhấp vào OK.

Chọn loại ghi chú cần xóa đường kẻ 

Bước 3: Chọn Footnote Separator > chọn đường phân cách và sau đó nhấn Delete để xóa.

Chọn Footnote Separator như hình

Bước 4: Chuyển sang chế độ Bố trí in bằng cách nhấn vào nút như hình ở góc dưới bên phải. 

Sau đó, dòng phân cách của chú thích sẽ được xóa khỏi tài liệu.

Chọn chế độ Bố trí in bằng cách nhấn vào nút như hình

Trên đây là toàn bộ các bước tạo, xóa ghi chú trong Word và cách xóa đường kẻ ngang cuối trang trong Word. Chúc bạn thực hiện thành công. Đừng quên theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật nhiều thủ thuật hữu ích khác nhé!