3 cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet phổ biến

Hướng dẫn cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Trang tính

Việc lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và rút gọn quy trình xử lý dữ liệu trong nhiều trường hợp:

• Tổng hợp dữ liệu: Việc liên kết dữ liệu giữa các sheet trong Google Sheet sẽ giúp bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một trang tính duy nhất. Lúc này, bạn sẽ dễ dàng quản lý và đánh giá hơn.
• Tự động cập nhật: Khi dữ liệu từ các sheet thay đổi, sheet tổng hợp cũng sẽ tự động được thay đổi theo, giúp đảm bảo thông tin chính xác và thống nhất.
• Bảo mật dữ liệu: Tập hợp toàn bộ dữ liệu vào một trang tính giúp bạn dễ dàng kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin.

Tham khảo hướng dẫn các cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong cùng một file Google Sheet.

1. Cách liên kết các sheet trong Google Sheet thủ công

Lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet theo cách thủ công là cách thực hiện đơn giản nhất nếu bạn chỉ thao tác trên 2 sheet đơn giản. 

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lấy dữ liệu trên Sheet 1.

Bước 2: Chuyển sang sheet thứ hai > nhập hàm =SheetName!CellAddress. 

Trong đó: 

• SheetName là tên trang tính bạn cần lấy dữ liệu
• CellAddress là địa chỉ ô tính cần lấy dữ liệu

Trong ví dụ dưới đây, Sửa chữa Laptop 24h bắt đầu lấy dữ liệu từ ô B2 của Sheet 1 với hàm như sau: =Sheet1!B2

Kết quả nhập hàm lấy dữ liệu từ Sheet1

Sau đó, bạn kéo thả chuột xuống bên dưới để lấy hết toàn bộ dữ liệu.

Kéo thả chuột để sao chép công thức xuống các ô còn lại

2. Sử dụng hàm Vlookup

Hàm Vlookup được sử dụng để tra cứu thông tin trong cột hay chuyển dữ liệu từ trang này sang trang khác trong Google Sheet. Để trích xuất dữ liệu có điều kiện từ sheet này sang sheet khác, tại ô cần tham chiếu dữ liệu, bạn nhập hàm như sau:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) > nhấn Enter.

Trong đó: 

• Lookup_value: Dữ liệu cần tìm để có thể điền hoặc tham chiếu tới một ô khác trên bảng tính.
• Table_array: Bảng tham chiếu dữ liệu.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột dữ liệu có trong bảng.
• Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm mang tính tương đối.
• Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm mang tính tuyệt đối. 

Nhập hàm VLOOKUP để lấy dữ liệu từ sheet khác

3. Lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet bằng hàm IMPORTRANGE

3.1 Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet là một hàm giúp bạn trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau mang vào bảng tính của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Công thức hàm IMPORTRANGE:

=IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô)

Trong đó:

• Spreadsheet_url: Là đường link địa chỉ của bảng tính mà bạn muốn trích xuất dữ liệu.
• Chuỗi_dải_ô: Là dải ô được xác định sẽ lấy dữ liệu (ví dụ: "Sheet1!A1:B5").

3.2 Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Trang tính

Bước 1: Copy đường link của file Google Sheet tên Bóng đá.

Copy đường link file cần lấy dữ liệu

Bước 2: Dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE trong trang tính mới để trích xuất tất cả dữ liệu từ ô E1 - I21 của file Bóng đá:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21")

Nhập hàm như hình để lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet

Bước 3: Nhấn Allow Access để cho phép truy cập sheet đã dán link.

Nhấn Allow access để cho phép truy cập

3.3 Lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Trang tính theo điều kiện

• Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm QUERY

Giả sử bạn cần lấy thông tin từ ô E1 đến I21 của file Bóng đá với điều kiện Matches nhỏ hơn hoặc bằng 25, bạn nhập công thức hàm như sau:

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21");'' WHERE Col3 <= 25")

Nhập hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm QUERY để lấy dữ liệu theo điều kiện

• Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm INDEX, MATCH

Giả sử, bạn cần tìm giá trị Goals scored của Switzerland trong cột Host Country của file Bóng đá. Hãy nhập hàm như sau:

=INDEX(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0";"Sheet1!H2:H21");MATCH(A56;IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0";"Sheet1!C2:C21");0))

Trích xuất giá trị cụ thể trong bảng tính khác bằng hàm kết hợp như hình

3.4 Khắc phục khi hàm IMPORTRANGE báo lỗi 

• Lỗi #ERROR!

Nguyên nhân: Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet sẽ báo lỗi #ERROR! và không hoạt động khi dữ liệu trích ra có kích thước quá lớn. 

Giả sử file dữ liệu cần gốc cần lấy dữ liệu có khoảng 28 cột và 15000 hàng - tương đương 420000 ô. Nếu bạn dùng lệnh IMPORTRANGE để trích lấy dữ liệu toàn bộ 28 cột, Google Sheet sẽ báo lỗi ERROR.

Lỗi ERROR do dữ liệu cần lấy quá lớn

Cách khắc phục: Chia nhỏ phạm vi các cột theo chiều dọc và sử dụng công thức IMPORTRANGE theo hướng dẫn trên.

• Lỗi #N/A

Nguyên nhân: Lỗi #N/A xuất hiện là do không tìm thấy giá trị cần tìm.

Cách khắc phục: Chỉnh sửa lại công thức hoặc vùng dữ liệu chính xác.

Giả sử trong hình dưới đây, vì nhập thừa dấu chấm phẩy (;) nên hàm IMPORTRANGE bị dư 1 đối số và gặp lỗi #N/A. Lúc này bạn chỉ cần bỏ dấu chấm phẩy thừa đi là khắc phục được lỗi.

Hàm IMPORTRANGE bị lỗi #N/A do thừa dấu chấm phẩy

• Lỗi #NAME

Nguyên nhân: Lỗi #NAME xuất hiện do bạn nhập sai tên hàm.

Cách khắc phục: Sửa lại đúng tên hàm là IMPORTRANGE.

Lỗi #NAME do nhập sai tên hàm IMPORTRANGE

Trên đây là tất cả các cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet, dù cùng file hay khác file. Chúc bạn thực hiện thành công! Nhớ theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật nhiều thủ thuật hữu ích nhé!