4 cách đánh số thứ tự trong Google Sheet cực đơn giản

Hướng dẫn đánh số thứ tự nhanh trong Google Sheet

Các cách đánh số thứ tự thông thường sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng, nhưng không loại bỏ các hàng trống. Trong bài viết này, Sửa chữa Laptop 24h sẽ hướng dẫn bạn cả cách đánh số thứ tự trong Google Sheet đơn giản và cách đánh số thứ tự có chọn lọc cho các hàng có dữ liệu.

Đây là cách đánh số thứ tự nhanh chóng và đơn giản nhất trong Google Sheet mà không cần nhập hàm. Cách này cho phép bạn đánh số thứ tự cho cả hàng trống. Tuy nhiên, nếu thêm hoặc xóa dữ liệu, bạn sẽ phải đánh số thứ tự lại từ đầu.

Bước 1: Nhập số thứ tự 1 và 2 tại 2 ô đầu tiên cần đánh số thứ tự.

Đánh số thứ tự cho 2 dòng đầu tiên như hình

Bước 2: Bôi đen 2 ô đã nhập số thứ tự >  đặt trỏ chuột ở góc và kéo thả chuột đến hàng cuối cùng cần đánh số thứ tự.

Kéo số thứ tự trong Sheet đến dòng cuối cùng cần đánh số thứ tự

Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh số thứ tự nhanh trong Google Sheet bằng cách nhập công thức như sau: 

• Nhập Số 1 vào hàng đầu tiên cần đánh số thứ tự (trong ví dụ là ô A2)
• Nhập công thức =A2+1 > ấn Enter và sao chép công thức xuống các hàng tiếp theo.

Nhập công thức như hình

Tuy nhiên, nếu sử dụng công thức này thì khi bạn xóa 1 hàng, tất cả các hàng sau đó sẽ báo lỗi (#ERROR!) hoặc bắt đầu đếm lại từ đầu.

Hàm ROW là hàm trả kết quả theo đúng số hàng. Do đó, chúng ta cần thay đổi công thức hàm cho phù hợp với bảng dữ liệu của mình. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Click vào ô cần đánh số thứ tự (A2) > Nhập hàm =ROW()-1 > ấn Enter.

Giải thích, vì ô đang nhập công thức là ô A2, nếu nhập hàm ROW thông thường sẽ trả kết quả là 2. Do đó, Sửa chữa Laptop 24h thêm “-1” để đúng kết quả số thứ tự.

Nhập hàm như hình

Bước 2: Kéo thả chuột ô A2 xuống phía dưới để áp dụng công thức cho các ô cần đánh số thứ tự.

Sao chép công thức hàm ROW xuống các ô cần đánh số thứ tự trong Google Trang tính

Các cách đánh số nhanh trên đây sẽ trả kết quả cho cả các hàng trống dữ liệu, điều này có thể dẫn đến số liệu sai lệch nếu bảng tính quá dài. Do đó, bạn hãy kết hợp hàm ROW với hàm IF để đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu như sau:

Bước 1: Nhập công thức =IF(B2<>"";ROW(B2)-1;"") vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự > nhấn Enter.

Trong đó, hàm này có nghĩa là nếu như ô B2 khác trống hay có dữ liệu thì sẽ đánh số thứ tự đúng với số hàng, còn nếu không sẽ bỏ trống và không đánh số thứ tự.

Nhập hàm như hình

Bước 2: Sao chép công thức xuống các ô phía dưới cần đánh số thứ tự. 

Với công thức này, các hàng không có dữ liệu thì các số thứ tự sẽ không được hiển thị.

Chỉ các hàng có dữ liệu được đánh số thứ tự

Khi sử dụng hàm COUNTA để đánh số thứ tự, bạn cũng cần kết hợp thêm hàm ISBLANK để loại bỏ số ô trống. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập công thức =IF(ISBLANK(B2);“”;COUNTA($B$2:B2)) vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự > nhấn Enter.

Giải thích hàm: Ở đây hàm IF sẽ kiểm tra xem ô B2 có trống hay không (sử dụng hàm ISBLANK). Nếu nó trống, công thức IF sẽ trả về một khoảng trống. Nếu không, nó sẽ đếm tất cả các hàng đã điền trong phạm vi được chỉ định và đưa ra con số chính xác cho từng hàng.

Lưu ý, bạn cần phải khóa ô đầu tiên trong công thức COUNTA, ở đây là $B$2. 

Nhập công thức hàm như hình vào ô đầu tiên

Bước 2: Kéo thả chuột để sao chép công thức xuống các ô bên dưới.

Trên đây là 4 cách đánh số thứ tự trong Google Sheet nhanh chóng, thuận tiện cho các bảng dữ liệu từ đơn giản đến phức tạp. Chúc bạn thực hiện thành công!