5 cách lọc trùng trong Google Sheet cho mọi trường hợp

Hướng dẫn cách xóa trùng lặp trong Google Sheet

Tùy từng cách thực hiện, bạn có thể để Google Sheet tự động xóa các mục trùng lặp hoặc xem trước dữ liệu trùng lặp rồi quyết định có nên xóa hay không.

Nếu bạn muốn bắt đầu ngay việc xóa dữ liệu trùng lặp mà không cần xem xét các dữ liệu bị lặp trước, hãy thực hiện ngay 2 bước sau:

Bước 1: Nhấp vào ô bất kỳ có chứa dữ liệu > chọn tab Dữ liệu (Data) > chọn Dọn dẹp dữ liệu (Data cleanup) > chọn tiếp Xóa dữ liệu trùng lặp (Remove duplicates).

Chọn Xóa dữ liệu trùng lặp (Remove duplicates)

Bước 2: Chọn những cột bạn muốn đưa vào tìm kiếm dữ liệu trùng lặp > Nhấp vào Xóa dữ liệu trùng lặp (Remove duplicates).

Chọn Xóa dữ liệu trùng lặp (Remove duplicates)

Lúc này, Google Sheet sẽ chỉ thông báo số dữ liệu trùng lặp bị xóa và số dữ liệu độc nhất còn lại.

Thông báo sau khi lọc dữ liệu trùng lặp

Trường hợp cần đánh dấu, hoặc xem xét dữ liệu trùng lặp trước khi xóa, bạn hãy thực hiện một trong các cách dưới đây.

Nếu file của bạn chỉ có một cột dữ liệu trùng lặp, đây là cách dễ dàng phát hiện các giá trị lặp lại:

Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu cần kiểm tra thông tin trùng lặp > chọn Định dạng (Format) > chọn Định dạng có điều kiện (Conditional formatting).

Chọn Định dạng có điều kiện (Conditional formatting)

Bước 2: Chọn vùng áp dụng > Trong mục Quy tắc định dạng, chọn Công thức tùy chỉnh là > Nhập công thức =Countif(A:A;A1)>1 > Lựa chọn kiểu định dạng > Chọn Đã xong.

Lưu ý:

• Nếu hàm không hoạt động với dấu ";" thì bạn hãy sửa thành dấu "," nhé.
• Thay chữ A bằng tên cột đang lọc dữ liệu trong file của bạn.

Thực hiện thứ tự như hình

Lúc này, tất cả các dữ liệu trùng nhau sẽ được đánh dấu cùng một màu như hình.

Các dữ liệu trùng lặp được đánh dấu cùng màu

Bước 1: Chèn thêm cột vào bên phải cột cần lọc dữ liệu trùng > Nhấp chuột vào ô ngay bên phải và nhập công thức =countif(B:B;B1)=1 > nhấn Enter.

Bước 2: Kéo công thức xuống các dòng còn lại của cột để thu được kết quả như hình.

Nhập công thức như hình

Trong đó: 

• Các dòng hiển thị kết quả TRUE là các dòng dữ liệu không trùng. 
• Các dòng hiển thị kết quả FALSE là các dòng dữ liệu bị trùng lại lần thứ 2. 

Để lọc đi các kết quả bị trùng, bạn cần thực hiện tiếp các bước dưới đây để lọc lấy dữ liệu TRUE.

Bước 3: Nhấp vào ô đầu tiên > chọn Chèn 1 hàng lên trên.

Chọn Chèn 1 hàng lên trên cùng

Bước 4: Chọn hàng trống vừa chèn > Click chuột vào tab Dữ liệu > Chọn Tạo bộ lọc.

Chọn Tạo bộ lọc

Bước 5: Ở cột chứa kết quả TRUE/FALSE, bạn click vào biểu tượng bộ lọc > sau đó bỏ tick ở mục FALSE > nhấn OK để hoàn thành lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet.

Bỏ chọn FALSE để lấy các kết quả không bị trùng lặp

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách lọc trùng trong Google Sheet cực đơn giản bằng Hàm COUNTIF và Bộ lọc có sẵn.

Nếu bạn muốn giữ lại dữ liệu gốc và nhận danh sách các giá trị duy nhất (tức là dữ liệu không bị trùng lặp), bạn hãy sử dụng hàm UNIQUE. Cách thực hiện như sau:

Chọn một ô trống bất kỳ trong bảng dữ liệu trên Google Sheet > nhập hàm =UNIQUE(A2:B20) > nhấn phím Enter.

Trong đó, A2:B20 là vùng chọn tương ứng với vùng cần lọc dữ liệu trên bảng tính của bạn.

Nhập hàm lọc trùng dữ liệu trong Google Sheet như hình

Khi sử dụng hàm UNIQUE, dữ liệu độc nhất sẽ được chuyển sang vị trí mới như hình dưới đây.

Dữ liệu độc nhất sau khi lọc trùng

Để xóa trùng lặp nhanh chóng trong Google Sheet, bạn có thể sử dụng tiện ích “remove duplicates”. Nếu Google Sheet của bạn chưa cài đặt tiện ích này, hãy thực hiện thứ tự như sau: 

Bước 1: Mở Google Sheet chứa dữ liệu cần lọc > Chọn tab Tiện ích mở rộng > Chọn Tải tiện ích bổ sung.

Chọn Tải tiện ích bổ sung

Bước 2: Nhập từ khóa "remove duplicates" tại thanh tìm kiếm > chọn tiện ích của EXPAND9.

Nhập tìm kiếm để tải tiện ích Remove Duplicates

Bước 3: Click vào mục Cài đặt và làm theo hướng dẫn.

Nhấn chọn Cài đặt

Bước 4: Sau đó, bạn quay lại giao diện của trang tính cần lọc trùng > Chọn Tiện ích mở rộng > Chọn Remove Duplicates > Chọn Start để bắt đầu quá trình lọc dữ liệu trùng.

Bước 5: Click chuột vào columns > tick chọn các cột chứa dữ liệu muốn lọc > Chọn Save.

Thực hiện như hình

Bước 6: Chọn Highlight và nhấn Search để bôi vàng những dữ liệu bị trùng > Sau khi đã xem xét các dữ liệu trùng lặp, bạn hãy nhấn chọn Clear để xóa dữ liệu trùng lặp.

Trên đây là 5 cách lọc trùng trong Google Sheet ở mọi trường hợp. Chúc bạn thực hiện thành công!