Chi tiết 2 cách tạo bảng chấm công trên Google Sheet

Hướng dẫn 2 cách làm bảng chấm công trên Google Sheet

Người dùng có thể tạo bảng chấm công trên Google Sheet theo 2 cách khác nhau: sử dụng mẫu có sẵn của Google hoặc tự tạo thủ công. Nếu bạn chỉ cần tạo bảng chấm công hàng tuần thì có thể sử dụng mẫu có sẵn. Trường hợp cần bảng chấm công theo tháng và nhiều yêu cầu chi tiết hơn, hãy tham khảo cách tạo bảng thủ công dưới đây của Sửa chữa Laptop 24h.

1. Cách tạo bảng chấm công trên Google Sheet từ mẫu có sẵn

Bước 1: Truy cập vào Google Sheet > đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn > chọn Thư viện mẫu tại trang chủ như hình.

Chọn Thư viện mẫu

Bước 2: Chọn mẫu Phiếu chấm công hàng tuần tại mục Công việc.

Chọn Phiếu chấm công hàng tuần

Bước 3: Tùy chỉnh bảng chấm công theo số lượng nhân viên, giờ làm việc và mức trả lương thực tế tại doanh nghiệp.

Tùy chỉnh Phiếu chấm công theo nhu cầu

2. Cách tự tạo bảng chấm công trên Google Sheet

Bước 1: Tạo bố cục các Sheet

Thông thường, bảng chấm công sẽ gồm 13 trang tính (Danh sách nhân viên và Bảng chấm công 12 tháng). Tuy nhiên, để đơn giản hơn thì đầu tiên bạn chỉ cần tạo trước 2 sheet là Danh sách nhân viên và Tháng 1.

Từ sheet Tháng 2 trở về sau, bạn có thể nhân bản Sheet Tháng 1 một cách nhanh chóng.

Bước 2: Tạo sheet danh sách nhân viên

Tại trang Danh sách nhân viên, bạn hãy tạo các cột và điền đầy đủ thông tin như số thứ tự, mã nhân viên, ngày/tháng/năm sinh, họ và tên,…

Một số lưu ý khi tạo Danh sách nhân viên cho bảng chấm công trên google sheet:

• Nên nhập nội dung từ cột B và hàng 4 để dễ dàng liên kết các sheet với nhau.
• Cột ngày/tháng/năm sinh nên để cùng 1 định dạng bằng cách: chọn cả cột > bấm chuột phải > chọn Format Cell > ấn Custom > chọn định dạng dd-mm-yyyy.

Tạo Danh sách nhân viên với đầy đủ thông tin cần thiết như hình

Bước 3: Tạo sheet Tháng 1

Dưới đây là những nội dung cần có khi làm bảng chấm công trên Google sheet:

• Nhập lần lượt các nội dung sau vào ô tương ứng: B4 – Tháng, D4 – số 1 (dành cho Sheet Tháng 1), E4 – chữ Năm, F4 – năm chấm công (2024).
• Tên bảng chấm công: khoảng từ B3 – E3.
• Thời gian chấm công: khoảng từ B4 – E4.
• Tên bộ phận: ô B5
• Định mức ngày công trong tháng: khoảng B6 – E6.
• Bên dưới là các cột số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày trong tháng (31 cột), quy ra công (5 cột) và ghi chú (1 cột).

Thiết lập các cột nội dung Bảng chấm công theo tháng như hình

Bước 4: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công 

• Điền ngày tự động bằng cách nhập hàm tại ô G9 như sau: “=date(F4,D4,1)” > Enter > nhấp chuột phải vào G9 chọn Format Cell > chọn Custom > nhập dd tại mục Type > nhấn OK.
• Tại ô H9 nhập hàm “=G9+1” > nhấn Enter. Sau đó bôi đen từ ô H9 - AI9 và gõ Ctrl + R.
• Nhập hàm chuyển đổi ngày tháng sang thứ: Tại ô G10, nhập hàm “=IF(WEEKDAY(G9)=1,”CN”,WEEKDAY(G9))” > nhấn Enter. Sau đó, bôi đen từ ô G10 - AI10 > bấm chuột phải chọn Format Cell > chọn Custom > tại ô Type gõ General > nhấn OK.
• Bôi đen toàn bộ từ E10:E30 đến AI10:AI30 > chọn Conditional Formatting > nhấp vào New rule. Tại cửa sổ New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format. Sau đó, nhập hàm “=if(G$9=”CN”,1,0)” vào ô trống > nhấn Format > chọn Fill và chọn màu nền > nhấn OK để đổi màu cột ngày chủ nhật.

Bước 5: Thiết lập ký hiệu chấm công

Ký hiệu chấm công phải khác nhau và cần đồng nhất giữa các tháng trong năm. Dưới đây là một số ký hiệu chấm công phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

• X: Ngày công thực tế, đi làm đầy đủ và đúng giờ
• V: Nửa ngày công, đi làm 1 buổi nghỉ 1 buổi
• P: Nghỉ làm nhưng vẫn được hưởng lương
• K: Nghỉ làm không lương
• O: Nghỉ do mang thai, đau ốm

Ký hiệu chấm công

Bước 6: Đặt hàm công thức tính công 

Cuối cùng, bạn cần đặt hàm công thức tính công để tổng kết số công trong tháng của nhân viên để hoàn thiện  quá trình tạo bảng chấm công trên Google Sheet.

Theo đó, bạn sẽ nhập hàm vào từng loại công để tính số buổi mà nhân viên đã đi làm. Cụ thể, bạn nhập công thức hàm tại hàng 11 như sau:

• Ngày công thực tế: Cột AI11: =COUNTIF(E11:AI11,G34).
• Ngày nửa công: Cột AK11: =COUNTIF(E11:AI11,G35).
• Nghỉ làm có lương: Cột AL11: =COUNTIF(E11:AI11,G36).
• Nghỉ làm không lương: Cột AM11: =COUNTIF(E11:AI11,G37).
• Nghỉ đau ốm: Cột AN11: =COUNTIF(E11:AI11,G38).

Sau đó hãy kéo chuột từ dòng 11 đến hết bảng để copy công thức tính xuống những dòng khác.

Hoàn thiện bảng chấm công trên Google Sheet như hình

Cuối cùng, bạn hãy nhân bản sheet chấm công này và đặt tên từ Tháng 2 đến Tháng 12.

Như vậy, Sửa chữa Laptop 24h đã hướng dẫn chi tiết 2 cách tạo bảng chấm công trên Google Sheet. Chúc bạn thực hiện thành công!