Mẹo đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện với hàm IF bạn cần biết

Cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện cực đơn giản

Sử dụng hàm IF là cách đánh số thứ tự theo điều kiện trong Excel quen thuộc, được nhiều người dùng văn phòng sử dụng để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn rất nhiều.

= IF(logical_test;[value_if_true];[value_if_false])

Lưu ý: Tùy phiên bản Excel, bạn đổi dấu chấm phẩy ; thành dấu phẩy , để hàm làm việc. 

Để kết hợp hàm IF với hàm COUNTA, tại giá trị value_if_false bạn đặt lồng hàm COUNTA(ref1;ref2,...)  với ref1;ref2,... là các vùng dữ liệu.

Cú pháp hàm IF kết hợp hàm COUNTA như sau:

= IF(logical_test;[value_if_true];COUNTA(ref1;ref2,...))

Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần đánh số thứ tự có điều kiện.

Bước 2: Chọn vị trí ô cần đánh số thứ tự đầu tiên và nhập hàm theo cú pháp đã cho.

Trong ví dụ, ta chọn B4 làm ô số thứ tự đầu tiên và nhập hàm như sau.

=IF(B4="";" ";COUNTA($B$4:B4))

Trong đó:

Trong hàm COUNTA, thì $B$4:B4 sẽ là vùng chứa số thứ tự của hàm. Sau khi hoàn tất, bạn nhấn phím Enter để chạy hàm vừa nhập.

Nhập hàm vào ô A4

Bước 3: Tiếp theo bạn đặt con trỏ chuột tại ô nhập hàm và kéo thả xuống các ô bên dưới.

Ngay lập tức, hàm IF kết hợp hàm COUNTA sẽ giúp bạn đánh số thứ tự trong Excel bỏ qua ô trống.

Kéo hàm xuống các ô còn lại trong cột

Bên cạnh hàm COUNTA, bạn có thể kết hợp hàm IF và hàm SUBTOTAL trong các tài liệu cần xử lý phức tạp. Hàm SUBTOTAL cho phép người dùng đánh được đánh số thứ tự không liên tục trong Excel khi sử dụng Filter lọc dữ liệu.

Cú pháp hàm IF kết hợp hàm SUBTOTAL như sau:

= IF(logical_test;[value_if_true];SUBTOTAL(function_num; ref1,...))

Trong đó, function_num là 3 tương đương với hàm COUNTA, còn ref1,… sẽ là vùng dữ liệu được chọn.

Bước 1: Mở file cần đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel.

Bước 2: Tại đây nhập hàm:

=IF(B4="";" ";SUBTOTAL(3;$B$4:B4)) 

Trong đó

Trong hàm SUBTOTAL thì $B$4:B4 là vùng dữ liệu quy định của hàm.

Nhập hàm vào ô A4 như trên hình

Bước 3: Tương tự như cách trước, bạn cũng kéo hàm xuống các ô bên dưới.

Kết quả sẽ được như hình

Trong hình minh họa, cột A sử dụng hàm SUBTOTAL và cột B sử dụng hàm COUNTA để đánh số thứ tự có khoảng trống trong Excel. Khi lọc dữ liệu ở cột C, ở cột A sẽ cho số thứ tự đúng so với cột B.

Hàm Subtotal vẫn cho số thứ tự đúng ở cột A

Trên đây, Sửa chữa laptop 24h đã hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel. Hãy theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để có thể tham khảo nhiều mẹo hay về thủ thuật văn phòng nhé!