3 cách lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản dân văn phòng cần biết

12/06/2023 - Office
Lọc dữ liệu trong Excel là kỹ năng cực kỳ cần thiết mà bất kỳ kế toán, dân văn phòng nào cũng phải biết. Các phương pháp lọc dữ liệu hữu ích sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm được đến 90% thời gian thao tác, xử lý công việc nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót.

Hướng dẫn lọc dữ liệu trong Excel

Hướng dẫn lọc dữ liệu trong Excel

Trong bài viết dưới đây, Sửa chữa Laptop 24h sẽ hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu có điều kiện hoặc lọc trùng dữ liệu trong Excel. 

1. Lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel bằng Filter

Bộ lọc Filter trong Excel sẽ giúp bạn lọc dữ liệu theo các điều kiện đưa ra. Khi lọc, trên màn hình sẽ hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định và ẩn đi những hàng không đáp ứng yêu cầu.

Bạn có thể dùng tính năng Filter của Excel để lọc dữ liệu như sau:

Bước 1: Bôi đen tất cả vùng dữ liệu của bảng hoặc Cột tiêu đề (hàng đầu tiên) của bảng.

Bước 2: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter

Chọn Filter

Chọn Filter

Bước 3: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc > Tích chọn các tiêu chí lọc theo nhu cầu > Nhấn OK.

Thực hiện các bước như hình để lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel

Thực hiện các bước như hình để lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel

Bạn có thể lọc dữ liệu bằng Filter theo nhiều điều kiện khác như:

  • Sort A to Z: Sắp xếp từ A đến Z
  • Sort Z to A: Sắp xếp từ Z tới A
  • Sort by Color: Sắp xếp theo màu (nếu cột dữ liệu của bạn có nhiều màu)
  • Filter by Color: Lọc theo màu sắc bạn muốn (nếu cột dữ liệu của bạn có nhiều màu)
  • Text Filters: Lọc theo chữ (hàm lọc dữ liệu trong Excel)
  • Number Filters: Hàm lọc số trong Excel

Bên cạnh bộ lọc Filter cơ bản, Microsoft cũng trang bị bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) cho phép lọc dữ liệu với các, điều kiện phức tạp. Cách sử dụng Advanced Filter như sau:

Bước 1: Tạo bảng tiêu chí lọc. 

Lưu ý: Các Tiêu đề của tiêu chí lọc cần trùng khớp với Tiêu đề của bảng dữ liệu.

Tạo bảng tiêu chí lọc dữ liệu trong Excel để sử dụng tính năng Advanced Filter

Tạo bảng tiêu chí lọc dữ liệu trong Excel để sử dụng tính năng Advanced Filter

Bước 2: Tại tab Data, chọn Sort & Filter > chọn Advanced.

Chọn Advanced như hình để lọc giá trị trong Excel theo nhiều điều kiện

Chọn Advanced như hình để lọc giá trị trong Excel theo nhiều điều kiện

Bước 3: Trong bảng Advanced Filter, bạn tùy chọn các thông số lọc như sau:

  • Action: Thiết lập vị trí xuất kết quả lọc:

    • [Filter the list, in-place]: Trả kết quả về vị trí bảng dữ liệu tương ứng; 

    • [Copy to another location]: Trả kết quả sẽ được xuất ở vị trí được chọn.

  • List range: Vùng dữ liệu cần lọc.

  • Criteria range: Bảng tiêu chí lọc.

  • Copy to: Điền vị trí xuất kết quả lọc cụ thể nếu trước đó bạn chọn [Copy to another location].

Sau đó nhấn OK để nhận kết quả.

Thiết lập các thông số lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter như hình

Thiết lập các thông số lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter như hình

Kết quả bộ lọc Advanced Filter trả về

Kết quả bộ lọc Advanced Filter trả về

2. Lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel bằng hàm FILTER

FILTER là một hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel. Thay vì chỉ lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện thì hàm FILTER sẽ trả về kết quả phù hợp theo từng trường hợp.

Ví dụ minh họa: Để lọc tên những học sinh xếp loại Giỏi, bạn hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn một ô trống trong bảng dữ liệu > Nhập =FILTER(A1:D16,D1:D16="giỏi").

Trong đó:

  • [A1:D16]: Là vùng dữ liệu cần lọc.
  • [D1:D16= "giỏi"]: Là cột dữ liệu chứa điều kiện "Giỏi" cần lọc.

Nhập hàm lọc dữ liệu trong excel có điều kiện như hình

Nhập hàm lọc dữ liệu trong excel có điều kiện như hình

Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.

Dữ liệu đã được lọc bằng hàm FILTER

Dữ liệu đã được lọc bằng hàm FILTER

  • Trường hợp cần lọc ra số học sinh có điểm thi lớn hơn hoặc bằng 9, bạn nhập hàm =FILTER(A1:D16,C1:C16>=9).
  • Trường hợp cần lọc dữ liệu theo 2 điều kiện: Nữ và Giỏi, bạn nhập hàm: =FILTER(A1:D16,(B1:B16="Nữ")(D1:D16="Giỏi"))

3. Lọc trùng dữ liệu trong Excel

Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu cần lọc > chọn tab Data > Remove Duplicates.

Chọn Remove Duplicates

Chọn Remove Duplicates

Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates, bạn chọn một trong 2 kiểu:

  • All: sẽ lọc tất cả các dữ liệu
  • UnAll: lựa chọn các trường muốn lọc để lọc dữ liệu.

Tiếp tục nhấn OK để hoàn tất.

Chọn kiểu lọc dữ liệu trùng trong Excel

Chọn kiểu lọc dữ liệu trùng trong Excel

Hộp thoại mới hiện ra sẽ thông báo số mẫu trùng, số mẫu bị xóa và số giá trị còn lại. Sau khi đọc thông tin, bạn nhấn OK để hoàn tất việc lọc trùng dữ liệu trong Excel.

Excel thông báo kết quả lọc trùng

Excel thông báo kết quả lọc trùng

Ngoài các cách lọc dữ liệu trong Excel trên đây, bạn cũng có thể sử dụng hàm VLOOKUP. Hàm này sẽ giúp bạn lọc dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng. 

Trong thực tế, hàm VLOOKUP cực kỳ thông dụng khi tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,... hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên các tiêu chí trên. 

Xem thêm

Đánh giá - Bình luận
Nhấn vào đây để đánh giá
X
Đặt lịch hẹn sửa chữa
Hãy đặt lịch trước để chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn
Liên hệ tổng đài 1800 6024 - Hoặc 085 245 3366 để được đặt lịch.
X
Tra cứu bảo hành
Dễ dàng theo dõi tình trạng bảo hành máy của bạn
Tra cứu thông tin bảo hành

Nhập thông tin bảo hành

Đặt lịch

0.35430 sec| 2539.539 kb