Hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel và các lỗi thường gặp

Hướng dẫn sử dụng hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel

Thực tế, để lọc có điều kiện trong Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Filter của Excel hoặc hàm FILTER. Nếu chỉ cần lọc dữ liệu theo 1 điều kiện, sử dụng tính năng Filter sẽ thao tác nhanh hơn. Nhưng trong trường hợp cần lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện, bạn hãy sử dụng hàm FILTER theo hướng dẫn.

FILTER là một hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel 2019 và Excel 365, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện.

Công thức hàm: =FILTER(array,include,if_empty)

Trong đó:

• Array: Vùng dữ liệu cần lọc.
• Include: Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
• If_empty: Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị thỏa mãn điều kiện.

Lưu ý: Hàm FILTER không hỗ trợ trên các phiên bản Excel cũ hơn 2019 và Excel 365.

Bạn có danh sách điểm và xếp loại của các học sinh lớp 9C và cần lọc tên những học sinh xếp loại giỏi. Hãy tiến hành lọc có điều kiện trong Excel như sau:

Bước 1: Chọn một ô trống trong bảng dữ liệu > Nhập =FILTER(A1:D16,D1:D16="giỏi").

Trong đó:

• [A1:D16]: Là vùng dữ liệu cần lọc.
• [D1:D16= "giỏi"]: Là cột dữ liệu chứa điều kiện "giỏi" cần lọc.

Nhập hàm lọc dữ liệu trong Excel có điều kiện như hình

Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.

Dữ liệu đã được lọc bằng hàm FILTER

Trường hợp cần lọc ra số học sinh có điểm thi lớn hơn hoặc bằng 9, bạn chỉ cần thực hiện tương tự và nhập hàm =FILTER(A1:D16,C1:C16>=9).

Ngoài ra, nếu chỉ cần lọc theo 1 điều kiện, bạn cũng có thể dùng tính năng Filter của Excel để thực hiện nhanh chóng hơn như sau:

Bước 1: Bôi đen tất cả vùng dữ liệu hoặc chọn hàng tiêu đề (hàng đầu tiên) của bảng.

Bước 2: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter. 

Chọn Filter

Bước 3: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc > Tích chọn các tiêu chí lọc theo nhu cầu > Nhấn OK.

Khi đó, những hàng thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, những hàng còn lại sẽ tạm thời bị ẩn đi.

Thực hiện các bước như hình để lọc có điều kiện 

Giả sử bạn đang cần lọc ra số học sinh nữ có xếp loại giỏi, nghĩa là cần lọc dữ liệu trong Excel theo 2 điều kiện: Nữ và Giỏi. Lúc này, bạn dùng dấu () để kết hợp các điều kiện lọc lại với nhau. Cụ thể như sau:

Bước 1: Chọn một ô trống bất kỳ trong bảng dữ liệu > Nhập hàm lọc dữ liệu 2 điều kiện:

 =FILTER(A1:D16,(B1:B16="Nữ")(D1:D16="Giỏi"))

Lọc danh sách học sinh nữ có xếp loại giỏi

Bước 2: Nhấn Enter để Excel tiến hành lọc dữ liệu theo hàm đã nhập.

Kết quả lọc dữ liệu trong Excel theo 2 điều kiện đồng thời

Xem thêm: +5 Hàm làm tròn số trong Excel từ đơn giản tới nâng cao 

Trong quá trình sử dụng hàm FILTER trên Excel, người dùng rất có thể gặp phải các lỗi hàm. Nắm được nguyên nhân và đặc điểm các lỗi phổ biến dưới đây sẽ giúp bạn chỉnh sửa công thức hàm phù hợp và nhận được kết quả lọc dữ liệu như ý.

Lỗi #CALC!

Lỗi #CALC! sẽ xuất hiện khi bảng dữ liệu của bạn không có giá trị thỏa mãn điều kiện lọc. Khi đó, bạn có thể điền thêm tham số [If_empty] hoặc tiếp tục lọc dữ liệu theo điều kiện khác.

Lỗi #CALC! xuất hiện do không có giá trị thỏa mãn điều kiện lọc

Lỗi #NA!, #VALUE!

Các lỗi #NA!, #VALUE!,... xuất hiện do tham số [Include] có chứa giá trị lỗi hoặc điều kiện không hợp lý. Ví dụ, như số hàng không tương ứng với vùng lọc. Khi đó, bạn cần điều chỉnh lại tham số [Include] cho phù hợp.

Lỗi #VALUE! xuất hiện do số hàng không tương ứng với vùng lọc

Lỗi #SPILL! 

Lỗi #SPILL! xuất hiện khi trong vùng xuất kết quả có chứa lẫn các giá trị khác. Khi đó, bạn cần đảm bảo không có giá trị nào khác nằm lẫn trong vùng này.

Lỗi #SPILL! xuất hiện khi trong vùng xuất kết quả có chứa lẫn các giá trị khác

Như vậy, Sửa chữa Laptop 24h đã hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel và cách xử lý các lỗi thường gặp liên quan đến hàm FILTER. Chúc các bạn thực hiện thành công.