Hướng dẫn 5 cách lọc dữ liệu trùng trong Excel rõ ràng, dễ hiểu

Hướng dẫn lọc dữ liệu giống nhau trong Excel

Cùng là lọc dữ liệu trùng trong Excel nhưng 5 cách thực hiện dưới đây sẽ tương ứng với các mục đích lọc khác nhau. Vì vậy, hãy theo dõi hết bài viết này để tìm được cách lọc trùng dữ liệu trong Excel phù hợp với nhu cầu bạn nhé!

Tính năng Remove Duplicates sẽ giúp bạn lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel. Vì vậy, bạn có thể lọc dữ liệu trùng trong Excel nhanh chóng mà không cần thêm bất kỳ thao tác nào khác. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc > chọn thẻ Data > chọn Remove Duplicates.

Chọn Remove Duplicates như hình

Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates hiện ra:

• Tích chọn My data has headers nếu vùng dữ liệu của bạn có dòng đầu tiên là tên của cột.
• Kích chuột vào All nếu bạn muốn lọc dữ liệu trùng trên toàn bộ vùng dữ liệu hoặc tích chọn các cột muốn lọc.

Sau đó nhấn OK. 

Tích chọn các cột cần lọc trùng dữ liệu trong Excel

Lúc này, Excel sẽ thông báo số giá trị trùng lặp (duplicate values) đã được xóa đi và số giá trị duy nhất (unique values) còn lại trong vùng dữ liệu của bạn.

Nhấn Ok để xóa các dữ liệu trùng lặp trong Excel

Trường hợp bạn không chắc về dữ liệu của mình, bạn muốn kiểm tra dữ liệu trước khi quyết định có xóa hay không thì tính năng Conditional Formatting để đánh dấu dữ liệu trùng lặp sẽ là một lựa chọn hợp lý.

Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu muốn lọc > chọn thẻ Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > chọn Duplicates Values.

Chọn Duplicates như hình

Bước 2: Trong hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn thao tác như sau:

• Ô đầu tiên: Chọn Duplicate để làm nổi bật giá trị trùng lặp hoặc sửa thành Unique để làm nổi bật giá trị duy nhất trong vùng dữ liệu
• Ô thứ hai: chọn màu để làm nổi bật lên các dữ liệu trùng lặp, mặc định là ô màu đỏ nhạt với chữ đỏ đậm (Light Red Fill with Dark Red Text).

Sau đó nhấn OK để tiến hành lọc dữ liệu trùng trong Excel. Lúc này, những dữ liệu trùng lặp (nếu bạn chọn Duplicate) hoặc những dữ liệu duy nhất (nếu bạn sửa thành Unique) sẽ được đánh dấu theo màu bạn đã chọn.

Các dữ liệu trùng lặp được đánh dấu bằng tính năng Conditional Formatting 

Tính năng Advanced Filter sẽ giúp bạn lọc ra những giá trị mong muốn, những giá trị còn lại sẽ được giữ lại nhưng không hiển thị. Để lọc dữ liệu trùng lặp bằng Advanced Filter bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc > chọn thẻ Data > chọn Advanced tại phần Sort & Filter.

Chọn Advanced

Bước 2: Hộp thoại Advanced Filter hiện ra, bạn thiết lập như sau:

• Mục Action: chọn Filter the list, in-place để lọc trực tiếp trên vùng dữ liệu đó, hoặc chọn Copy to another location để giữ lại các giá trị đã lọc và copy nó sang một vị trí khác trong bảng tính.
• Mục List range: vùng dữ liệu bạn muốn lọc.
• Mục Criteria range: điều kiện lọc.
• Mục Copy to: vị trí bạn muốn copy dữ liệu đã lọc,hiển thị khi bạn chọn Copy to another location ở phía trên.
• Tích chọn Unique records only để lọc ra các giá trị trùng, và giữ lại các giá trị duy nhất.

Sau khi thiết lập xong điều kiện lọc, bạn nhấn OK.

Thiết lập các điều kiện lọc trùng dữ liệu trong Excel như hình

Kết quả lọc trùng dữ liệu trong Excel bằng tính năng Advanced Filter 

Một cách để lọc dữ liệu trùng trong Excel là sử dụng tính năng PivotTable. Dựa trên việc đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị, bạn có thể biết được mỗi giá trị bị lặp bao nhiêu lần. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu > chọn thẻ > chọn PivotTable.

Bước 2: Hộp thoại PivotTable table of range hiện ra, tiến hành thiết lập như sau:

• Table/Range: xác nhận lại vùng dữ liệu bạn cần lọc dữ liệu trùng trong Excel
• Choose where you want the PivotTable to be placed: chọn New Worksheet để PivotTable xuất hiện ở trang mới hoặc chọn Existing Worksheet để đặt PivotTable ở một vị trí nào đó cụ thể. 

Sau đó, nhấn OK. 

Chọn vị trí xuất hiện bảng lọc PivotTable

Bước 2: Tại cửa sổ PivotTable Fields, bạn thao tác lọc dữ liệu trùng như sau:

• Kéo cột cần lọc dữ liệu trùng vào ô Rows, trong ví dụ là lọc cột Họ và Tên
• Kéo tiếp cột đó vào ô và chọn Count tại mục Value Field Settings.

Lúc này, PivotTable sẽ đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong cột Họ và Tên và những giá trị nào có số lần xuất hiện lớn hơn 1 là những giá trị bị trùng lặp.

Những giá trị có số lần xuất hiện lớn hơn 1 là giá trị trùng lặp

Bạn cũng có thể kích đúp chuột vào các giá trị lớn hơn 1 để xem tất cả các giá trị bị trùng lặp. Trong hình dưới đây, tên Nguyễn Văn A bị lặp lại 3 lần.

Kích đúp vào các giá trị lớn hơn 1 

Tuy nhiên, 4 cách trên đây chỉ có thể lọc dữ liệu trùng trong Excel trên cùng 1 sheet. Để thực hiện lọc trùng trên 2 hoặc nhiều sheet khác nhau, bạn hãy tham khảo hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel dưới đây.

Giả sử bạn có hai vùng dữ liệu như hình dưới đây, bạn cần sử dụng hàm lọc trùng trong Excel để lọc trùng dữ liệu trên nhiều sheet.

Lọc dữ liệu giống nhau trong Excel trên nhiều sheet 

Để lọc ra những giá trị bị trùng lặp của cột Họ và Tên giữa hai vùng dữ liệu, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thêm một cột Kiểm Tra vào vùng dữ liệu thứ 2.

Bước 2: Nhập công thức cho cột Kiểm Tra tại ô D2 như sau:

=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,1,0)),"Unique","Duplicate")

Sao chép công thức cho toàn bộ cột Kiểm Tra. Những giá trị bị trùng lặp sẽ được Excel trả về “Duplicate”, giá trị duy nhất sẽ trả về “Unique”. Ta có kết quả như hình bên dưới.

Lọc dữ liệu trùng trong Excel trên 2 sheet

Xem thêm: 3 cách lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản dân văn phòng cần biết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết 5 cách lọc dữ liệu trùng trong Excel với mọi trường hợp. Chúc bạn thực hiện thành công. Đừng quên theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích, dễ hiểu nhé!