Tìm hiểu chi tiết về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

19/05/2023 - Office
Nếu thường xuyên sử dụng Excel, chắc chắn bạn phải biết cách sử dụng hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu thông tin chi tiết về hàm lấy dữ liệu trong Excel nhé!

Tìm hiểu chi tiết về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Tìm hiểu chi tiết về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Làm thế nào để có thể tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện nhanh chóng theo tên, chuỗi ký tự hay giá trị số nào đó để bạn có thể dễ dàng phục vụ cho nhu cầu công việc và quản lí dữ liệu hiệu quả? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Tổng hợp các hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Công thức tính trong Excel là chương trình thực hiện tính toán trên bảng dữ liệu, các công thức này giúp tính toán nhanh chính xác như cộng, nhân, so sánh dữ liệu. Có 3 hàm lấy dữ liệu theo điều kiện trong Excel sau đây:

1.1. Hàm Index

Hàm Index là một trong những hàm dữ liệu có điều kiện trong Excel được sử dụng rộng rãi nhất, nó sẽ trả về dữ liệu của một ô trong một phạm vi chỉ dựa trên chỉ số hàng và cột của phạm vi đó. Về điều kiện cơ bản, hàm Index có cú pháp như sau:

=INDEX(phạm vi dữ liệu, hàng, [cột])

Trong đó:

  • Vùng dữ liệu: Là địa chỉ của vùng dữ liệu mà người dùng muốn lọc ra một giá trị.
  • Hàng thứ hai cần xem: Đây là ô cần quét ở hàng nào?
  • Đây là cột gì: Ô cần lấy dữ liệu nằm ở cột nào?

Ví dụ về Hàm Index

Ví dụ về Hàm Index

Ví dụ với dữ liệu trong bảng, hãy dùng hàm Index để tìm dữ liệu trong khoảng từ A1 đến D10 và trả về dữ liệu ở kiểu thứ 6, cột thứ 3 là ô c6 khi bạn thực hiện =INDEX(A1:A10.6) ,3) sẽ trả về kết quả giống như “Seoul” như trong ô B14.

1.2. Hàm Match

Hàm Match là một mục được chỉ định trong dãy ô sau đó được trả về vị trí tương đối của mục đó trong vùng tìm kiếm này, cú pháp của hàm như sau:

=MATCH(giá trị cần tìm, mảng tìm kiếm, [kiểu tìm kiếm])

Trong đó:

  • Giá trị cần tìm: Là giá trị cần tìm trong mảng cần tìm.
  • Mảng tìm kiếm: Được hiểu là mảng chứa giá trị cần tìm.
  • Kiểu tìm kiếm: Được hiểu là tìm kiếm giá trị chính xác hoặc tìm kiếm giá trị gần nhất, trong đó:
    • 1 hoặc bỏ qua: tìm kết quả lớn nhất có giá trị 'bằng hoặc nhỏ hơn' giá trị cần tìm, giá trị trong mảng cần tìm cần sắp xếp tăng dần.
    • 0, đây là tìm giá trị đầu tiên trong mảng tìm kiếm 'bằng' với giá trị cần tìm.
    • -1 đây là để tìm kết quả khớp nhỏ nhất có giá trị 'lớn hơn hoặc bằng' giá trị tìm kiếm.

Ví dụ về Hàm Match

Ví dụ về Hàm Match

1.3. Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP được sử dụng khi người dùng cần tìm kiếm dữ liệu trong bảng. Đây là phạm vi tìm kiếm theo chiều dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo chiều ngang, cú pháp như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

  • Lookup_value: Đây là giá trị được sử dụng để tra cứu.
  • Table_array: Đây là bảng kết quả tìm kiếm, để ở dạng địa chỉ tuyệt đối, cố định bảng bằng cách nhấn F4.
  • Col_index_num: Được hiểu là thứ tự các cột cần dò trên bảng giá trị cần dò.
  • Range_lookup: Là phạm vi cần tìm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).

Ví dụ về Hàm VLOOKUP

Ví dụ về Hàm VLOOKUP

2. Hướng dẫn lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Excel

Có 3 hàm lấy dữ liệu trong excel nên cũng có 3 cách lấy dữ liệu từ file excel khác. Hướng dẫn chi tiết cách làm ngay dưới đây:

2.1. Lấy dữ liệu bằng hàm VLOOKUP

Cách này được sử dụng khi số lượng dữ liệu ít và trong phạm vi nhỏ.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =VLOOKUP(D4,$G$8:$H$11,2,0) vào ô tham chiếu.

Hàm VLOOKUP để điền thông tin giữa 2 sheet

Hàm VLOOKUP để điền thông tin giữa 2 sheet

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

 

2.2. Lấy dữ liệu bằng hàm MATCH

Hàm MATCH dùng để xác định vị trí dữ liệu cần tìm, không trả về dữ liệu. Được dùng khi số lượng dữ liệu ít, trong phạm vi nhỏ và cần xác định nhanh vị trí dữ liệu. Hàm MATCH sẽ kết hợp với hàm INDEX để tối ưu việc tìm dữ liệu khắc phục những nhược điểm của hàm VLOOKUP.

Ví dụ: Dùng hàm MATCH để tìm vị trí giá trị trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Bạn nhập hàm =MATCH(30,E8:E13,0) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Ví dụ minh họa hàm MATCH

Ví dụ minh họa hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

2.3. Lấy dữ liệu bằng hàm INDEX

Ví dụ 1: Dùng hàm INDEX để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Cách làm: Bạn nhập hàm =INDEX(C7:E13,6,2) vào ô tham chiếu kết quả như công thức trên và nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ minh họa hàm INDEX

Ví dụ minh họa hàm INDEX

Ví dụ 2: Dùng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Bạn nhập hàm =INDEX($G$8:$H$11,MATCH(D4,$G$8:$G$11,0),2) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

  • Vùng dữ liệu array phải chứa dữ liệu cần tìm và đối số dò tìm là vùng G8:H11. Nhấn phím F4 để cố định vùng.
  • Vị trí hàng thay đổi dựa theo ô xếp loại D4, ta sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí trong bảng.
  • Hàm INDEX kết hợp hàm MATCH có thể thay thế hàm VLOOKUP và khắc phục được 1 vài nhược điểm của hàm này là không thể dò tìm các giá trị bên trái của đối số trong vùng dữ liệu, hoặc trong trường hợp dữ liệu lớn khiến hàm VLOOKUP xử lý chậm.

Ví dụ minh họa hàm INDEX kết hợp hàm MATCH

Ví dụ minh họa hàm INDEX kết hợp hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

3. Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm lấy dữ liệu có điều kiện

Lỗi hiển thị #N/A

Khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP trong excel, giá trị cuối cùng sẽ được trả về dưới dạng kết quả chính xác hoặc gần đúng. Tuy nhiên với giá trị này bạn không bắt buộc phải nhập, đa số trường hợp sẽ có giá trị cụ thể như tên nhân viên hay giá, bạn cần tính toán chính xác.

Vì vậy, khi sử dụng chức năng này, bạn cần nhập FALSE, còn nếu không, máy tính sẽ mặc định là TRUE, do đó kết quả sẽ sai.

Lỗi hiển thị #REF! và #VALUE

Lỗi hiển thị này thường gặp khi số cột được lấy trong bảng tìm kiếm có giá trị nhỏ hơn trong phạm vi của ô tìm kiếm.

Lỗi hiển thị #VALUE thường gặp khi sai công thức, thừa khoảng trắng,…

Trên đây là toàn bộ thông tin về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể sử dụng thành thạo các hàm lấy dữ liệu trong excel để phục vụ công việc và học tập tốt nhất. Chúc bạn thành công!

Xem thêm

Đánh giá - Bình luận
Nhấn vào đây để đánh giá
X
Đặt lịch hẹn sửa chữa
Hãy đặt lịch trước để chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn
Liên hệ tổng đài 1800 6024 - Hoặc 085 245 3366 để được đặt lịch.
X
Tra cứu bảo hành
Dễ dàng theo dõi tình trạng bảo hành máy của bạn
Tra cứu thông tin bảo hành

Nhập thông tin bảo hành

Đặt lịch

0.42040 sec| 2531.609 kb