10 lỗi cần tránh khi dùng email nơi công sở

Cảnh báo lỗi email công sở cần tránh

Mặc dù việc sử dụng thư điện tử hiện nay đã rất phổ biến, nhưng email công việc sẽ hoàn toàn khác với email cá nhân. Việc làm dụng phong cách và văn phong trong thư cá nhân vào công việc sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả giao tiếp của bạn ở công sở.

Trong công việc, bạn nên sử dụng một địa chỉ email nghiêm túc để thể hiện sự chuyên nghiệp. Khi trao đổi công việc, cần tránh những địa chỉ thư hài hước hoặc mang đậm tính cách cá nhân. Bởi điều này sẽ gây mất thiện cảm ngay với khách hàng hoặc cấp trên, khiến người khác nghi ngờ về sự chuyên nghiệp và khả năng giải quyết công việc của bạn.

Ví dụ về địa chỉ email thiếu nghiêm túc

Tiêu đề email mơ hồ không chỉ khiến cho người nhận khó hiểu, mà còn có nguy cơ bị xóa nhanh chóng vì lầm tưởng là “thư rác” hoặc virus. Do đó, bạn cần viết tiêu đề email một cách rõ ràng, ngắn gọn trước khi gửi.

Mặc dù chúng ta đều luôn muốn nhanh chóng được phản hồi để công việc của mình được giải quyết nhanh nhất. Tuy nhiên, nếu đánh dấu "khẩn cấp" cho mọi email gửi đi thì người nhận sẽ không còn tin “một lời nói dối lặp lại thường xuyên”. Điều này không chỉ gây khó chịu cho người nhận, mà còn đặc biệt ảnh hưởng đến bạn khi gửi một email cấp bách nhưng không còn được chú ý.

Cho dù đã thân quen, nhưng trong email công việc, bạn vẫn nên viết đầy đủ những câu mang “thưa gửi” ngay dòng đầu tiên. Đặc biệt, người viết nên xưng hô lịch sự để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng với người nhận. Ví dụ, khi viết thư xác nhận lịch làm việc với khách hàng, bạn nên viết đầy đủ như sau:

"Chào anh/chị hoặc Kính gửi anh/chị,

Tôi là A ở bộ phận kế hoạch của công ty B. Sau đây, tôi xin xác nhận lại lịch làm việc với anh/chị vào ngày……

Trân trọng cảm ơn!"

Sai chính tả là một lỗi khá phổ biến, khiến người gửi email bị đánh giá thấp về tính chuyên nghiệp, thậm chí là trình độ. Vì vậy, bạn hãy rà soát kỹ lỗi chính tả trước khi nhấn nút gửi email nhé! 

Một điều cần lưu ý khác là không nên viết tắt bừa bãi. Người viết email chỉ nên sử dụng các từ viết tắt thông dụng như BĐS (bất động sản), DN (doanh nghiệp), và tốt nhất nên có chú thích đi kèm.

Người viết email nơi công sở nên hạn chế sử dụng icon

Thực tế, sử dụng các biểu tượng không phải là điều cấm kỵ mà đôi lúc nó còn giúp tăng sự thân thiện. Tuy nhiên, bạn cần chọn lọc biểu tượng icon để có thể sử dụng có chừng mực và phù hợp với bối cảnh. Sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu bạn gửi một email nghiêm túc cho cấp trên nhưng lại “vô tình” chèn vào icon mặt cười.

Email công việc cần nội dung rõ ràng, mạch lạc để truyền tải được tốt nhất nội dung cần trao đổi. Do đó, bạn hãy hạn chế kiểu viết email dài dòng, sử dụng các câu đơn ngắn gọn và đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ, đồng thời tách thành các đoạn văn nhỏ để tăng tính trực quan. 

Khi gửi email có đính kèm tệp tin, bạn cần xem xét kỹ file trước khi gửi. Bởi các hệ điều hành và phiên bản phần mềm khác nhau sẽ cản trở sự truy cập. Ví dụ Word 2003 thì không thể đọc file kiểu mới của Word 2010. Do đó, bạn nên định dạng “phòng trước” nhiều kiểu tệp khác nhau, hoặc hỏi trước người nhận. Thêm nữa, bạn chỉ nên đính kèm các tệp tin nhỏ gọn như văn bản, hình ảnh đơn giản, và sử dụng Google Drive với các trường hợp kích thước lớn.

Nên chú ý kiểm tra kỹ trước khi gửi email đính kèm file

Chữ ký trong thư điện tử giúp người nhận nắm bắt những thông tin cơ bản về người gửi trong lần đầu giao tiếp. Vì thế, việc sai thông tin chữ ký sẽ khiến việc trao đổi bị hạn chế, tốn thời gian, và bị đánh giá không tốt về tính chuyên nghiệp. Hãy xem xét kỹ các thông tin như số điện thoại, chức vụ, họ tên, và tránh ghi lan man quá nhiều.

Đôi khi chúng ta thường quên không CC/BCC email cho những thành viên liên quan. Điều này sẽ khiến chúng ta trở nên thiếu chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng hoặc cấp trên. Bên cạnh đó, việc CC/BCC email đến người không liên quan cũng gây phiền phức. Vì vậy, bạn hãy chọn đúng đối tượng có trách nhiệm, liên quan để gửi email, đồng thời thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác của bạn đến người nhận.

Chú ý CC/BCC đúng đối tượng

Trên đây là 10 lỗi cần tránh khi dùng email nơi công sở. Đừng quên theo dõi Sửa chữa Laptop 24h để cập nhật nhiều thông tin hữu ích nhé!