5W 1H 2C 5M: Phương pháp quản trị nhân sự bằng lập kế hoạch và định hướng công việc hoàn hảo

10/05/2018 - Góc dành cho nhân viên

 

5W-1H-2C-5M: PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ BẰNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐỊNH HƯỚNG CÔNG VIỆC HOÀN HẢO, BẠN ĐÃ THỬ CHƯA?
 

5W-1H-2C-5M được coi như con đường xương sống cơ bản giúp cho Quản trị nhân sự định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó.


Lập kế hoạch và hoạch định chiến lược là cách giúp quản trị công việc và nhân sự hiệu quả
 

I. Khái niệm

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để bạn thực hiện những mục tiêu đó. Nó liên hệ với những phương tiện cùng với những mục đích nhất định. Và đó cũng là lý do tại sao mà tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.


II. Ý nghĩa

Việc hoạch định sẽ đem tới rất nhiều những lợi ích cho người thực hiện như:

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

 

Xác định nội dung công việc cần làm để tránh bỏ sót việc

III. Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó một cách hoàn hảo? Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố thì bạn có thể sẽ bỏ sót nhiều nội dung công việc mà chính bản thân mình cũng không biết. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc mà hầu như rất nhiều người mắc phải. Do đó, để giúp các bạn có thể nâng cao được hiệu suất, rút ngắn thời gian thực hiện cũng như đảm bảo nội dung công việc, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một phương pháp tối ưu như sau:


PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)

Phương pháp xác định nội dung công việc 5W 1H 2C 5M được xây dựng dựa trên các yếu tố:

– Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

– Xác định nội dung công việc 1W (what)

– Xác định 3W: where, when, who

– Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

– Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

– Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

– Xác định nguồn lực thực hiện 5M

 

Phương pháp lập kế hoạch 5W 1H 2C 3M

1. Xác định các mục tiêu yêu cầu chính:

1.1.  Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm tới là:

– Tại sao bạn phải làm công việc này?

– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng ra sao?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là Why với nội dung như trên. Việc xác định được yêu cầu, mục tiêu sẽ giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

 

1.2. Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

 

1.3 Xác định 3W

Where: Ở đâu, bao gồm các câu hỏi:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?

- Giao hàng tại địa điểm nào?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Testing những công đoạn nào?…

When: Khi nào, khi nào thì giao công việc và khi nào thì kết thúc công việc đó. Để xác định được thời gian thực hiện công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp cũng như mức độ quan trọng của từng công việc theo 4 nhóm sau:

- Công việc quan trọng và khẩn cấp,

- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,

- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,

- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh:

- Ai làm việc đó

- Ai sẽ kiểm tra

- Ai là người hổ trợ.

- Ai chịu trách nhiệm cuối


Lên kế hoạch tổng quát cần chỉ rõ những tiêu chí cần thực hiện

1.4 Xác định phương pháp 1h (1H)

H là How, nghĩa là như thế nào, bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

- Tiêu chuẩn là gì?

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

 

1.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

 

1.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra liên quan đến các nội dung:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

- Ai tiến hành kiểm tra?

- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).

- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

 

1.7 Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.

- Money = Tiền bạc.

- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

- Machine = máy móc/công nghệ.

- Method = phương pháp làm việc.

a. Man gồm có:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

- Ai hỗ trợ?

- Ai kiểm tra?

- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn NVL.

- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

- Xác định phương pháp giao hàng

- Thời hạn giao hàng.


Trình bày và thảo luận kế hoạch cùng người quản lý

2. Phân loại:

Những công việc hoạch định được phân chia ra thành các loại: Hoạch định chiến lược, Hoạch định tác nghiệp, Hoạch định dự án, Mục tiêu, Hoạch định năm, Hoạch định tháng và Hoạch định tuần:


STT

TÊN

NỘI DUNG

1

Hoạch định chiến lược

Đặc điểm:

- Thời hạn: vài năm

- Khuôn khổ: rộng

- Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

- Nhận thức được cơ hội

- Xác định các mục tiêu

- Phát triển các tiền đề

- Xác định các phương án lựa chọn

- Đánh giá các phương án.

- Lựa chọn phương án

- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ

- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh

- Kế hoạch phát triển công ty.


2

Hoạch định tác nghiệp


Đặc điểm:

- Thời hạn: ngày, tuần, tháng

- Khuôn khổ: hẹp

- Mục tiêu: chi tiết xác định

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:

- Các loại sổ tay, cẩm nang.

- Quy trình hoạt động

- Các quy định

- Hướng dẫn công việc

- Các biểu mẫu

- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.


3

Hoạch định dự án

- Xác định các yêu cầu của dự án.

- Xác định các quy trình cơ bản.

- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt


4

Mục tiêu

Phân loại mục tiêu:

- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân

- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:

+ Tồn tại và tăng trưởng.

+ Lợi nhuận

+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro

+ Năng suất

+ Vi thế cạnh tranh

+ Phát triển nguồn lực

+ Phát triển công nghệ

+ Trách nhịêm xã hội.

Điều kiện của mục tiêu:

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART.

a. Specific – cụ thể, dễ hiểu

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.

- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

b. Measurable – đo lường được

– Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

– Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

c. Achievable – vừa sức.

– Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

– Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

d. Realistics – thực tế.

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

e. Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác

Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

- Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch

- Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.


5

Hoạch định kế hoạch năm


Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty.

- Từ các dự án tham gia

- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.

- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc.

- Thời gian thực hiện.

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).


6

Hoạch định kế hoạch tháng

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:

- Các công việc trong kế hoạch năm.

- Các công việc tháng trước còn tồn tại.

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng:

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).


7

Hoạch định kế hoạch tuần


Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng.

- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

Nội dung bản kế hoạch tuần:

- Các công việc quan trọng trong tuần

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).



Có thể nói, nếu như hôm nay chúng ta không đưa ra được kế hoạch làm việc cụ thể và lâu dài thì rất có thể trong một thời gian, khối lượng công việc tăng theo từng ngày sẽ khiến bạn bỏ sót và rơi rớt rất nhiều nội dung. Vì vậy, để có được một hiệu suất công việc cao và có hiệu quả, bạn hãy luôn vạch rõ cho mình những chiến lược và phương pháp làm việc rõ ràng theo phương pháp 5W 1H 2C 5M. Chúc các bạn thành công!

 

 


 

 

 

 

 


Đánh giá - Bình luận
0 bình luận, đánh giá về 5W 1H 2C 5M: Phương pháp quản trị nhân sự bằng lập kế hoạch và định hướng công việc hoàn hảo

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi

Tìm kiếm tin tức

X
Đặt lịch hẹn sửa chữa
Hãy đặt lịch trước để chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn
Liên hệ tổng đài 1800 6024 - Hoặc 085 245 3366 để được đặt lịch.
X
Tra cứu bảo hành
Dễ dàng theo dõi tình trạng bảo hành máy của bạn
Tra cứu thông tin bảo hành

Nhập thông tin bảo hành

Đặt lịch

0.13097 sec| 2620.406 kb